Валідація організації для VMC: пояснення вимог до документації
Щоб отримати сертифікат перевіреної марки (VMC) і відображати логотип вашого бренду у вхідних повідомленнях електронної пошти, ваша організація повинна пройти ретельну перевірку.
Чому валідація організації важлива для ВМЦ
Валідація організації - це важливий крок у процесі VMC, який гарантує, що лише легальні компанії можуть відображати свої логотипи в поштових клієнтах. Центри сертифікації (ЦС) використовують цей процес для перевірки легального існування вашої компанії, її ідентичності та повноважень на використання зареєстрованого логотипу, що захищає від шахрайства та неправомірного використання.
Основні вимоги до документації для валідації організації
- Документи про реєстрацію бізнесу: Надайте офіційні документи, що підтверджують юридичне існування вашої організації, наприклад, свідоцтво про реєстрацію, ліцензію на ведення бізнесу або реєстрацію в державному органі.
- Перевірка активного статусу: АЦ перевірить, чи є ваш бізнес активним і чи має він добру репутацію. Для цього можуть знадобитися останні річні звіти, податкові декларації або свідоцтво про доброчесність від місцевої влади.
- Підтвердження фізичної адреси: Надайте підтвердження фізичної адреси вашої організації, наприклад, нещодавній рахунок за комунальні послуги, банківську виписку або державну кореспонденцію. Адреса повинна відповідати даним реєстрації вашого бізнесу.
- Ідентифікація особи, яка має право підпису: Визначте особу, уповноважену подавати запит на отримання VMC від імені вашої організації. Для цього може знадобитися нотаріально завірений лист-доручення, рішення правління або інша офіційна документація.
- Підтвердження права власності на домен: Продемонструйте контроль над доменом, для якого запитується VMC. Зазвичай це робиться за допомогою перевірки електронної пошти, TXT-запису DNS або завантаження файлу на ваш веб-сайт відповідно до інструкцій центрів сертифікації.
- Документація про торговельну марку: Надайте свідоцтво або офіційний запис про вашу зареєстровану торговельну марку, переконавшись, що логотип точно відповідає торговельній марці.
Додаткова документація, яка може бути запитана
- Організаційна схема або структура: Для складних організацій може знадобитися схема, що відображає відносини між материнською, дочірньою або афілійованою компанією, особливо якщо торговельна марка належить іншій юридичній особі.
- Ліцензійні угоди: Якщо ваша організація не є безпосереднім власником торгової марки, надайте офіційну ліцензійну угоду, що надає права на використання торгової марки для цілей ДМС.
- Докази контролю якості: Для ліцензійних знаків додайте документацію, що демонструє нагляд і контроль якості з боку власника торгової марки.
Типові помилки та як їх уникнути
- Невідповідність інформації: Переконайтеся, що в усіх поданих документах використовується та сама юридична назва та адреса, що й у вашій торговій марці та записах домену.
- Прострочені або неповні документи: Надавайте лише актуальні, офіційні документи - застарілі або відсутні документи можуть затримати затвердження.
- Нечіткі повноваження: Чітко визначте та задокументуйте особу, уповноважену діяти від імені вашої організації в процесі VMC.
Останні кроки перед подачею заявки на участь у програмі VMC
- Перевірте всю документацію: Перевірте точність, узгодженість і повноту перед подачею.
- Переконайтеся, що записи збігаються: Переконайтеся, що дані про реєстрацію вашого бізнесу, торговельну марку та домен збігаються.
- Підготуйтеся до додаткових запитів: Будьте готові швидко відповісти на будь-які додаткові інформаційні запити від центру сертифікації.
Потрібна допомога у підготовці документації вашої організації для VMC?
Зверніться до наших агентів підтримки для отримання експертних рекомендацій щодо валідації, відповідності та вимог до сертифікатів.
Знайдіть більше відповідей у нашому розділі поширених запитань щодо VMC та BIMI.
Точна, актуальна документація є ключем до швидкої та успішної валідації організації VMC - перевірте кожну деталь, перш ніж подавати заявку.